Rechnungsversand per E-Mail und OCR (Optische Texterkennung) für Entsorger-Branchensoftware CANDIS.OT

Rechnungsversand per E-Mail

Für die Abwicklung der betrieblichen Aktivitäten in den Bereichen Abfallsammlung, Entsorgungslogistik, Containerdienst, Sonderabfall-Entsorgung und Kommunale Dienste setzt unser Kunde die Software CANDIS.OT der Fa. Gipa GmbH ein. Die Software ermöglicht u.a. den E-Mail-Versand von Einzelbelegen wie z.B. Rechnungen, Leistungsnachweise oder Wiegescheine. Damit der E-Mail-Empfänger nicht mehrere E-Mails je Einzelauftrag erhält, wurden wir damit beauftragt, ein Verfahren für den Versand aller zu einem Auftrag bzw. einer Rechnung gehörenden Einzelbelege innerhalb einer E-Mail zu entwickeln. In CANDIS.OT wurden hierfür zusätzlich die Module CANDIS.mail und CANDIS.dms installiert, welche die Erstellung der Belege im PDF-Format sowie deren Verschlagwortung in zusätzlichen Index-Dateien, die zu jedem PDF-Einzelbeleg erzeugt werden, sicherstellen. Auf der Grundlage dieser Voraussetzungen haben wir unserem Kunden eine Software mit folgendem Leistungsumfang bereitgestellt:

• Import der PDF-Rechnungen und Zuordnung aller Zusatzbelege (Anlagen zur Rechnung) auf der Grundlage der bereitgestellten Index-Dateien
• Sortierter Stapeldruck aller Rechnungen einschl. Zusatzbelege (optional für Rechnungen, die nicht per E-Mail versendet werden sollen)
• Automatischer Rechnungsversand per E-Mail einschl. aller Zusatzdokumente (als Anlage in einer E-Mail) über einen lokalen SMTP-Server. Der Kunde erhält somit eine E-Mail mit der Rechnung und allen Zusatzbelegen, sofern in CANDIS.OT eine E-Mail-Adresse beim Kunden hinterlegt und der Rechnungsversand aktiviert wurde.
• Archivierung aller gedruckten bzw. versendeten Belege im unternehmenseigenen elektronischen archivex-Archiv einschl. automatischer Verschlagwortung

OCR - Optische Texterkennung

Die zur Rechnung gehörenden Zusatzbelege im vorgenannten Programm sind i.d.R. mit Unterschriften versehen und werden deshalb gescannt. Um die gescannten Belege den jeweiligen Rechnungen zuordnen zu können und dabei den manuellen Aufwand gering zu halten, haben wir eine Software entwickelt, die alle relevanten Informationen (Kunden-Nr., Beleg-Nr., Belegdatum etc.) aus den PDF-Scans per optischer Texterkennung (OCR = Optical Character Recognition) ausliest. Die Leistungsnachweise, Wiegescheine und evtl. weitere (auch betriebsfremde) Belege werden für mehrere Aufträge im sortierten Stapelverfahren in eine PDF-Datei gescannt. Das gescannte PDF-Dokument wird unserer Software lediglich per Drag&Drop übergeben. Das Programm ermittelt dann automatisch alle relevanten Suchbegriffe in einem mehrstufigen Verfahren.

Anschließend wird die Scan-Datei in einzelne PDF-Dateien zerlegt, die über die ermittelte Auftragsnummer automatisch den jeweiligen Rechnungen zugeordnet werden. Zuvor ist eine manuelle Kontrolle bzw. Korrektur möglich. Die optische Texterkennung basiert auf einem leistungsfähigen OCR-Modul und erreicht bei ausreichender Scan-Qualität eine Trefferquote von nahezu 100%.

Das OCR-Scan-Modul kann unabhängig von der hier vorgestellten Implementierung nach entsprechender Anpassung auch für andere Anwendungen eingesetzt werden.

Buchungssatzübergabe für Ausgangsrechnungen an MESONIC® WINLine®

Über ein weiteres Softwaremodul wurde für diesen Kunden die Buchungssatzübergabe für Ausgangsrechnungen aus CANDIS.OT an die Finanzbuchhaltungssoftware MESONIC® WINLine® realisiert.